¿Qué es CIFKM?: Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)

¿QUÉ ES CIFKM?

CIFKM es una gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Manager-ECM)

La gestión de contenidos empresariales es la gestión de la información estructurada de datos, documentos, correos, personas, contactos, discusiones, negociaciones, dibujos, gráficos, etc.

FácilSu objetivo no es la edición de documentos, sino que, en su forma más básica, es sustituir los sistemas de archivo tradicionales con las ventajas de la tecnología actual.

Aunque va destinada a empresas de cualquier tipo y tamaño, su utilidad crece exponencialmente con el tamaño de la organización.

CIFKM Manager

CIFKM Manager

Su principal característica es que los usuarios pueden crear a su conveniencia "contenedores de información Inteligentes" con plantillas de distinto tipo según su finalidad, denominados "Data Smart Boxes" que son pequeñas aplicaciones que incorporan múltiples funcionalidades y comportamientos automáticos.

En cada uno se puede compartir la información y en él se determina quién puede acceder y con qué facultades.

CIFKM se ejecuta en servidores reales o virtuales en bases de datos de los clientes: Oracle, SQLServer, PostgreSQL, Firebird ... Por defecto se instala en PostgreSQL que es gratuito.

La información (datos, archivos, enlaces,...) sobre cada asunto de la empresa se gestiona en un Data Smart Box distinto en el que se determinan permisos y facultades de los usuarios.

Los usuarios pueden sincronizar archivos y carpetas de su ordenador de trabajo con los Data Smart Boxes de su empresa

CIFKM es un salto cualitativo de aumento de productividad

De las Cajas archivadoras a los

De Cajas archivadoras a "Data Smart Boxes"

Imaginemos que las cajas archivadoras de documentos de antaño ahora son pequeñas aplicaciones, creadas por los usuarios con plantillas según su necesidad, con múltiples funcionalidades, metadatos, atributos, información estructurada, archivos, carpetas, notas, mensajes, con herramientas de colaboración, encriptación, sincronización de archivos con el puesto de trabajo del usuario, que admiten "scripts" de código para tener comportamientos automáticos, y que en cada una de ellas se establece qué "grupos de usuarios" pueden acceder a su contenidos y con qué facultades, preservándose así la confidencialidad. Estos contenedores inteligentes de información son los "Data Smart Boxes".

Funcionalidades estándar de los Data Smart Boxes

Cada Plantilla de Smart Box contiene las funcionalidades que necesitan los "Data Smart Box" creados con ella por los usuarios para sus necesidades. Las funcionalidades que se pueden incorporar a los "Data Smart Boxes" son:

Entornos de trabajo constituidos por conjuntos de plantillas de "Data Smart Box"

Entornos de trabajo constituidos por conjuntos de plantillas de "Data Smart Box"

  • Su propio control de accesos y permisos de los usuarios
  • Atributos de diversa índole que pueden abarcar desde simples valores planos o estructurados, a atributos con inteligencia que desencadenan comportamientos automáticos y también atributos relacionados con valores de otras bases de datos
  • Estructuras en árbol de carpetas y archivos
  • Sincronización de archivos y carpetas de los "Data Smart Boxes" con sus réplicas en el escritorio del usuario
  • Notas, avisos, y alertas
  • Encriptación de archivos confidenciales y autorizando también a otros usuarios a desencriptarlos
  • Crear y enviar hipervínculos a no usuarios para que estos puedan visualizar algunos archivos y carpetas del "Data Smart Box"
  • Registro de documentos, de tiempos
  • Posibilidad de incluir scripts de código para comportamientos automáticos y procesos

Cada asunto puede tener la difusión o confidencialidad apropiada

Cada "Data Smart Box" es creado por un usuario autorizado en su "rol de usuario" para un asunto, trabajo, tarea o documentación de la empresa distinto, para ser compartido por uno o varios "grupos de usuarios".

Los grupos de usuarios pueden insertarse directamente en cada "Data Smart Box" o bien ya estar directa o indirectamente previstos en su plantilla.

Los tipos de Data Smart Boxes se preconfiguran y personalizan según necesidades de la empresa

Los "Data Smart Boxes" se crean con plantillas por los usuarios. Las características y funcionalidades de los "Data Smart Boxes" se han predefinido en plantillas. Además, cada una también incorpora:

  • Los "grupos de usuarios" que pueden usarla para crear nuevos "Data Smart Boxes",
  • Los "grupos de usuarios" que pueden tener acceso a los "Data Smart Boxes" creados con ella y con qué facultades sobre ellos. Las plantillas pueden prever que los "grupos de usuarios" de los "Data Smart Boxes" creados con ellas puedan o no modificarse posteriormente.
  • Los "grupos de usuarios" facultados para administrarla.

CIFKM es adaptable a las necesidades de cada organización. Así, en algunas se podrá necesitar un solo tipo de plantilla de "Smart Box" que podrá replicarse para incorporar a cada réplica uno o varios "grupos de usuarios" distintos (áreas de la empresa, posiciones del organigrama, comités, grupos de trabajo, etc.) y en otras se podrán utilizar en cada área conjuntos de tipos de plantillas que constituirán entornos de trabajo más complejos.

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