¿Cómo organizar una versión estándar de CIFKM en una empresa?

¿Cómo organizar una versión estándar de CIFKM en una empresa?

Conceptos básicos: "Elementos" y "Roles"

(Elementos de CIFKM.... "Data Smart Boxes", "Grupos de Usuarios", "Plantillas de Data Smart Box", "Plantillas de búsqueda", "Atributos")
(Tipos de roles.... "Roles de usuario", "Roles de Data Smart Box", "Roles de grupo", "Roles de plantilla")

Básicamente organizar CIFKM en una empresa consiste en:

  • Configurar los "elementos" necesarios: Grupos de usuarios, Plantillas de Smart Box, Plantillas de búsqueda, y Atributos,
  • Configurar los "Insertar los grupos de usuarios en los "elementos" que tienen que usar o gestionar, y asignarles en cada elemento el rol o conjunto de roles que correspondan.

ITEMS ES

"Roles" son conjuntos de privilegios que pueden configurase y modificarse en cualquier momento. Los "roles de usuario" se asignan a los usuarios para otorgarles privilegios sobre todo el sistema, y los "roles de elemento" se asignan a los "grupos de usuarios" que se incluyen en cada "elemento" para otorgarles privilegios sobre él.

Company's

Company's "User group" Diagrame

Cualquier usuario, cuando se da de alta, se integra automáticamente en su "grupo de usuario personal" con él como él único miembro con todas las facultades en el mismo. Estos "grupos de usuarios" personales tienen las mismas características que los demás grupos.

Cualquier grupo personal se puede anidar en otros grupos de usuarios y éstos en otros y así sucesivamente. La posibilidad de anidar grupos en otros permite que haya grupos que representen posiciones del organigrama que estarán anidados en los grupos de las áreas, comités,… sobre las que tienen alguna responsabilidad o participación.

Así, en cualquier reorganización sólo habrá que sustituir usuarios en las posiciones del organigrama afectadas, representadas por grupos de usuarios de un solo miembro, que mantienen sus roles y facultades. Para definir permisos en cada "elemento", se insertan grupos de usuarios en el mismo y se les asignan uno o varios "roles" del tipo indicado del elemento.

Iniciar CIFKM en la empresa

Untitled Drawing 7Inicialmente, se recomienda comenzar con las configuraciones de la versión estándar que se descarga de la página web de CIFKM. Los administradores pueden ver y familiarizarse con las diferentes configuraciones de los elementos y roles en la opción "Administración" del menú del icono flotante.

Los administradores tienen que configurar por este orden los roles y elementos siguientes:

  • Roles de los diferentes tipos para poderlos luego asignar a usuarios y a grupos de usuarios. (Ver en este orden... "CIFKM Floating Icon Menu"......"Configured Role List"......"Administrator User Role)
  • Grupos de usuarios asignando "roles de grupo" a miembros y a no miembros del mismo. Se asignan roles a no miembros para que estos puedan tener facultades respecto del grupo, pero, si este grupo se anida en otro grupo, estos usuarios no se integran en este último, ya que no son miembros del primero. (Ver en este orden... "CIFKM Floating Icon Menu"......"List of Existing "User groups"......"Assign "User group roles" to group members)
  • Atributos asignando a ellos grupos para determinar quiénes pueden ver y utilizar cada tipo. Se puede configurar un mismo tipo de atributo varias veces, por ejemplo, para registrar las entradas de documentos en varias áreas de la empresa, asignando a cada configuración distintos grupos de usuarios. Cada grupo sólo verá la correspondiente configuración del mismo atributo.

    Con la excepción de casos como el mencionado, lo recomendable es que en todas las configuraciones de "atributos" se incluya el "grupo general" que incluye a todos los usuarios de la empresa. Así, todos ellos tendrán visibilidad y podrán usar todos los atributos que puedan aparecer en cualquier "Data Smart Box" con independencia de que los grupos con permiso de acceso a dicho "Data Smart Box" no estén incluidos en los "atributos"

    (Ver en este orden... "CIFKM Floating Icon Menu"......"List of Configured Attributes"......"Configure an "Atribute" selecting attribute type and assigning "User groups")

  • Plantillas de Data Smart Box y de búsqueda asignándoles grupos con sus correspondientes roles de plantilla e incorporando los atributos. Hay que vigilar que los grupos estén incluidos también en las configuraciones de atributos, sino estos no serán visibles. Esto último no será necesario para las configuraciones de atributos en las que se ha incluido el grupo general.

    En las plantillas hay dos secciones que se refieren respectivamente: (1) a grupos de usuarios con roles de plantilla (permisos) respecto de la plantilla y (2) a grupos de usuarios con roles de Data Smart Box (permisos) respecto de los Data Smart Boxes que se van a crear con la plantilla. Unos y otros grupos de usuarios no tienen por qué coincidir.

    (Ver en este orden... "CIFKM Floating Icon Menu"......"List of Configured "Smart Box templates" ...... "User groups" and their "template roles" over the "Smart Box template" ...... "User groups" and their "template roles" over "Smart Boxes" created with the "template")

  • Menús de usuario que son de dos tipos: (1) el menú de cada usuario que aparece en el "Icono flotante" y (2) el menú de cada usuario que aparece en el "escritorio del usuario" de CIFKM.

    Estos menús se configuran y asignan a los usuarios, de lo contrario los marcados por defecto serán los asignados. Las funcionalidades que se muestran en cada uno de los dos menús adjudicados a un mismo usuario pueden ser distintas.

    (Ver en este orden... "CIFKM Floating Icon Menu"......"List of Configured "menus"......"Configure a "menu" and assign "User groups" and their "Template roles")

  • Asignar roles de usuario a los usuarios que determinan con carácter general lo que cada uno puede hacer en CIFKM, tal como: crear nuevos grupos de usuarios, encriptar y desencriptar archivos, bloquear temporalmente archivos para hacer cambios en ellos, etc.

Crear un nuevo grupo de usuarios

Untitled Drawing 6El usuario que crea un nuevo grupo debe poseer el rol de usuario apropiado para ello. Respecto del grupo creado tendrá que hacer lo siguiente:

(1) - Incluirle en las "plantillas de Data Smart Box" y de búsquedas que el nuevo grupo deba utilizar.

(2) - Incluirle en las configuraciones de los atributos que deben estar visibles para el grupo y que tiene que usar para introducir valores, a menos que dichos atributos ya sean visibles y usables por todos los usuarios, porque el grupo general ya se haya incluido en todas las configuraciones de atributos.

Si el nuevo grupo va a incluirse (anidarse) en otro grupo, el usuario que lo crea debe tener asignado el rol de administrador en este último, de otra manera no tendrá permiso para incluir nuevos miembros ni asignar roles de grupo en ese otro grupo.

Los miembros del nuevo grupo poseerán todos los permisos (roles de grupo) que se hayan asignado a dicho nuevo grupo en ese otro grupo. No obstante, los usuarios que no son miembros del primer grupo aunque tengan asignados roles en él, no aparecerán incluidos en el segundo grupo, sino sólo los usuarios que tengan la categoría de miembros del primero.

Registrar a un nuevo usuario

Untitled Drawing 7Al nuevo usuario los administradores deberán: (1) Asignarle los roles de usuario apropiados (2) Incluirle en los grupos de usuarios que proceda.

(Ver...... Assigning "user roles" and adding or removing "user groups" to a user from his "user card" by an "administrator") De otra manera, dicho nuevo usuario, si bien estará registrado, no tendrá facultades ni permisos.

Printed from: http://info.cifkm.com/how-to-organize-cifkm-standard-version-in-a-company .
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