Anleitung zur Synchronisation von Dateien und Ordnern zwischen CIFKM und Nutzer- PC

Anleitung zur Synchronisation von Dateien und Ordnern zwischen CIFKM und Nutzer- PC

1. Beschreibung des Synchronisationsumfeldes

sync 22CIFKM Sync ist ein Enterprise Content Management (ECM) zur Organisation von strukturierten Informationen, Dokumenten, E-Mails, Kontakten, Diskussionen, Verhandlungen, Zeichnungen, Grafiken etc.

Das Hauptaugenmerk liegt bei diesem Programm nicht auf der Bearbeitung von Dokumenten, sondern auf dem Ersetzen von herkömmlichen Archivierungsprogrammen mit zahlreichen Vorteilen moderner Technologie zum Bewahren, Abrufen, zur Zusammenarbeit etc.

CIFKM Sync ist eine ergänzende Applikation zum CIFKM Manager, üblicherweise lediglich CIFKM genannt. Der Zweck hiervon ist die automatische und bidirektionale Synchronisation vom Nutzer ausgewählter Dateien und Ordner zwischen seinen Arbeitsgeräten (PC, Tablet, ...) und dem CIFKM- Server. Beide Programme, CIFKM Manager and CIFKM Sync. werden als Kundenprogramme auf dem Nutzer- PC installiert.

Auf diese Weise kann jeder Nutzer (auch offline) über sein persönliches Arbeitsgerät mit all seinen installierten Anwendungen und Tools an Inhalten auf dem CIFKM- Server arbeiten, mit dem Vorteil, dass die Ergebnisse seiner Arbeit automatisch mit dem CIFKM- Server synchronisiert werden, sobald eine Internetverbindung hergestellt ist. So kann das Unternehmen dank der Synchronizität stets auf aktualisierte Inhalte auf dem CIFKM- Server zugreifen, was die gesamte Organisation des Unternehmens unterstützt.

Um mit CIFKM Sync arbeiten zu können ist es nicht nötig, den CIFKM Manager installiert oder ihn gar geöffnet zu haben, da beide Programme vollständig simultan arbeiten.

Jeder Nutzer kann sein registriertes Benutzerkonto (Name + Passwort oder login) für CIFKM Sync- Anwendungen auf mehreren PCs oder auch auf anderen Geräten aufrufen, sodass überall sein eigener CIFKM Sync_(...) - Ordner (gefolgt von Nutzeridentität) , welcher die Data Smart Boxes des CIFKM (fortführend DSB abgekürzt) mit ihren Ordnern und Dateien beinhaltet. Jede DSB kann entweder vollständig oder partiell synchronisiert werden.

Sie als Nutzer können Ihren eigenen CIFKM Sync- Account (login + Passwort) auf mehreren PCs registriert haben, auf jedem einzelnen von ihnen wird Ihr persönlicher CIFKM Sync_(...) - Ordner (gefolgt von Ihrer Nutzeridentität) erscheinen, welcher die Data Smart Boxes (fortführend DSB) des CIFKM mit all ihren synchronisierten Dateien und Ordnern enthält.

Über eine einzige Installation von "CIFKM Sync" auf einem PC können mehrere Benutzerkonten registriert werden, jeweils mit eigenem "CIFKM Sync_(...)"- Ordner, der die synchronisierten Dateien und Ordner enthält, und mit der jeweiligen Nutzeridentität versehen. Allerdings kann immer nur ein Nutzer zur selben Zeit angemeldet sein.

Der Nutzer ist dazu in der Lage, über alle PCs, über die er ein Konto registriert hat, an den Inhalten seines CIFKM Sync_(...) - Ordners zu arbeiten. Änderungen auf einem dieser PCs werden unmittelbar zum CIFKM- Server, sowie auch auch zu den übrigen PCs, hochgeladen. Eventuelle Entfernungen auf bestimmten PCs betrifft die anderen Geräte nicht.

2. Vorteile für den Nutzer

Als Nutzervorteile lassen sich folgende festhalten:

  • offline Zugang zu synchronisierten Dateien und Ordnern in den DSB des CIFKM unter Verwendung der auf dem jeweiligen PC vorhandenen Anwendungen und Tools
  • Nutzer kann den "Meine Dokumente"- Ordner als privaten Raum für Backups nutzen
  • Zugriff auf synchronisierte Inhalte durch Web- Browser eines jeden Typs von mobilem oder stationären Gerät sowie das Hochladen von Änderungen. Obwohl man über den Web- Browser keine neuen DSB hinzufügen kann, kann man Dateien und Ordnern von bestehenden hinzufügen/modifizieren/löschen.

3. Vorteile für das Unternehmen

Als Vorteile aus Sicht des Unternehmens ergeben sich folgende:

  • den Enterprise Content Manager CIFKM (ECM) konstant aktuell aufrechtzuerhalten, dieser unterstützt die gesamte Organisation des Unternehmens und versorgt jeden autorisierten Nutzer mit dem entsprechenden Inhalt
  • CIFKM Sync vereinfacht die Einführung des CIFKM- Systems in Unternehmen, da es die Arbeit des Speichern und Hoch-/Herunterladens von Dateien und Ordnern mit CIFKM enorm reduziert
  • Das Unternehmen wird effizienter und profitabler, da die Zeitverschwendung für das Archivieren, Finden, Wiederherstellen und für die Verwahrung von Informationen erheblich reduziert wird.

4. Der Ordner "CIFKM Sync_(...)" im PC

Mit der Installation der CIFKM- Anwendung auf dem PC des Nutzers wird automatisch (versehen mit der Identität des installierenden Nutzers) ein Ordner zur Sicherung synchronisierter DSB mit der Bezeichnung CIFKM Sync_(Nutzeridentität) erstellt. Diesen erreicht man über das icono carpeta 41-Symbol des CIFKM Sync- Menüs mit dem Icon icono sync 42 in der Symbolleiste des PCs.

Der Ordner "CIFKM Sync_(...)" wird nur dann mit dem CIFKM- Server synchronisiert, wenn die Kundenanwendung CIFKM Sync geöffnet ist und eine Internetverbindung besteht. In diesem Fall werden alle ausstehenden offline vorgenommenen Änderungen synchronisiert.

Nur Dateien und Ordner, die entweder in einem DSB- Ordner, dargestellt mit dem icono dbs 43- Icon, oder im "Meine Dokumente"- Ordner, dargestellt mit dem icono mis documentos 44- Icon, gespeichert sind, werden mit dem CIFKM- Server synchronisiert. Hingegen wird eine Datei aus den genannten Ordnern, die zum CIFKM Sync_(...) - Ordner hinzugefügt wird, nicht synchronisiert; der CIFKM Sync_(...) - Ordner verhält sich in diesem Fall wie jeder andere auf dem PC.

5. Anwendungsstart CIFKM Sync

Der Start der CIFKM Sync- Anwendung kann folgendermaßen vorgenommen werden:

  • per Direktstart (shortcut), der im icono acceso directo sync 5- Icon auf dem PC angezeigt wird
  • wenn der Nutzer die Kundenanwendung CIFKM geöffnet hat, aus dem Optionsmenü der selbigen, CIFKM öffnet den Login des Nutzers
  • automatisch gemäß der Konfiguration der CIFKM Sync- Anwendung, diese lässt sich der Einfachheit halber modifizieren. Man kann einstellen, dass beim Öffnen der CIFKM- Anwendung die letzte Sitzung des Nutzers wiederhergestellt wird, was bei Personal- PCs sehr nützlich ist, da sich der Nutzer so nicht jedes Mal erneut einloggen muss.

6. Status- Icons CIFKM Sync und das Optionsmenü

Die verschiedenen Status der CIFKM Sync- Anwendung werden mittels der folgenden Symbole in der Taskleiste angezeigt:

icono sync amarillo 61 Die CIFKM Sync- Anwendung ist aktiviert, der Nutzer jedoch nicht eingeloggt.
icono sync 42 Die CIFKM Sync- Anwendung ist aktiviert, der Nutzer eingeloggt.
icono sync peqrojo 63 Die CIFKM Sync- Anwendung ist aktiviert, der Server ist jedoch aufgrund von Verbindungsproblemen nicht erreichbar.
icono sync peqamarillo 64 Die CIFKM Sync- Anwendung ist aktiviert, jedoch wurden bestimmte Inhalte aufgrund von Versionsproblemen nicht synchonisiert.
icono sync 42 Ein Klick auf dieses Symbol in der Taskleiste öffnet das Optionsmenü der Anwendung mit folgenden Punkten:

1 Menú en Icono Sincronización

open CIFKM: öffnet CIFKM- Manager auf dem PC

open Sync Manager: es erscheint ein Fenster zur Handhabung synchronisierter DSB

My Documents: privater Speicherplatz des Nutzers für auf dem CIFKM- Server synchronisierte Ordner und Dateien (Backup)

CIFKM Sync (...): PC- Ordner, in dem die synchronisierten DSB mit Dateien und Ordnern angezeigt werden.

Pause sync: unterbricht die Synchronisation, bzw. setzt diese fort

Synchronize now: startet den Synchronisationsprozess umgehend

Files with version conflicts: zeigt Dateien an, die aufgrund von Versionsproblemen oder Sperren anderer Nutzer nicht synchronisiert werden konnten

Configure CIFKM Sync: es erscheint ein Konfigurationsfenster für CIFKM Sync

About CIFKM Sync.: nähere Informationen zur installierten Version

Login: Pop- Up- Fenster für den Nutzer- Login

Change user: schließt die aktuelle Sitzung und öffnet das Fenster für den erneuten Login eines Nutzers

7. Synchronisationsprozess- Icons hinsichtlich der Inhalte

7.1 Icons in der CIFKM Sync- Anwendung, die entweder die Art oder den Status des Synchronisationsprozesses anzeigen:

icono sync 71 DSB mit vollständig synchronisiertem Inhalt, der Synchronisationsprozess ist abgeschlossen
icono sync 72 DSB mit vollständig synchronisiertem Inhalt, der Synchronisationsprozess ist noch nicht abgeschlossen
icono sync 73 DSB- Ordner in partieller Synchronizität, nur einige Inhalte wurden synchronisiert, der Synchronisationsprozess ist abgeschlossen
icono sync 74 DSB- Ordner in partieller Synchronizität, nur einige Inhalte wurden synchronisiert, der Synchronisationsprozess ist noch nicht abgeschlossen
icono sync 76 "Meine Dokumente"- Ordner mit allen synchronisierten Inhalten, der Synchronisationsprozess ist abgeschlossen
icono sync 76 "Meine Dokumente"- Ordner, der Synchronisationsprozess ist noch nicht abgeschlossen
icono sync 77 vollständig synchronisierter Ordner innerhalb einer DSB, der Synchronisationsprozess ist abgeschlossen
icono sync 78 vollständig synchronisierter Ordner innerhalb einer DSB, Inhalt wird zurzeit synchronisiert
icono sync 79 Datei innerhalb einer synchronisierten DSB, der Synchronisationsprozess ist abgeschlossen
icono sync 79a Datei innerhalb einer synchronisierten DSB, der Synchronisationsprozess ist noch nicht abgeschlossen
icono sync 79b Datei innerhalb einer synchronisierten DSB, vom aktuellen oder einem anderen Nutzer mit permanenter Sperre versehen
icono sync 79c Datei innerhalb einer synchronisierten DSB, vom aktuellen oder einem anderen Nutzer mit temporärer Sperre versehen

7.2 Synchronizitätsanzeiger in den DSB- Fenstern der CIFKM- Anwendung

Eine DSB mit synchronisierten Elementen wird dies miittels eines Etiketts in der oberen linken Ecke des DSB- Fensters in CIFKM anzeigen. Es gibt Auskunft darüber, ob die betreffende DSB vollständig oder partiell synchronisiert ist. Andere Nutzer, die die keines der Elemente in der DSB synchronisiert haben, werden keinerlei Anzeichen hinsichtlich der Synchronizität der DSB finden.

A label Synchronized vollständige Synchronizität. Zeigt an, dass alle Inhalte dieser DSB im CIFKM Sync_(...)- Ordner des Nutzers auf diesem PC synchronisiert sind.

B Synchronized b partielle Synchronizität. Zeigt an, dass der Nutzer nur einige Inhalte dieser DSB im CIFKM Sync_(...)- Ordner synchronisiert hat.

7.3 Icons der partiellen Synchronizität einer DSB, die die synchronisierten Elemente im DSB- Fenster der CIFKM- Anwendung anzeigen

In der partiellen Synchronizität werden die sync- Status der synchronisierten Dateien und Ordner im DSB- Fenster angezeigt.

icono sync 42 Einzelne Datei in einer DSB. Vom Benutzer zur Synchronisation mit CIFKM Sync ausgewählt.

icono carpeta verde 73b Ordner mit vollständiger Synchronizität in einer DSB, die vom Nutzer zur Synchronisation ausgewählt worden ist.

icono carpeta verde 73c Ordner mit partieller Synchronizität. Ordner in einer DSB, in dem der Nutzer nur einige der Dateien zum Synchronisieren ausgewählt hat.

icono rosa 73dsynchronisierte Datei, vom aktuellen oder einem anderen Nutzer permanent gesperrt

icono naranja 73dsynchronisierte Datei, vom aktuellen oder einem anderen Nutzer temporär gesperrt

7.4 Icons zur Synchronizitätsanzeiger der DSBs, die in den Listen "neuere Smart Boxes"- Fenster und "Suchergebnisse" erscheinen

icono sync 42 DSB mit vollständiger Synchronizität

icono syn parcial 74a DSB mit partieller Synchronizität

8. CIFKM Sync Manager

icono manager 8 Ist eine Menüoption von CIFKM Sync, die das Handhabungsfenster der Synchronisation öffnet.

Darin werden die vom Nutzer (vollständig oder partiell) synchronisierten Ordner und der "Meine Dokumente"- Ordner angezeigt:
2 Manager with my documents and files DSB

- verschafft direkten Zugang zur CIFKM- Anwendung

- ermöglich das Öffnen der aufgelisteten DSB um Dateien zum synchronisieren hinzufügen zu können

- ermöglicht die Suche nach und das Hinzufügen von neuen DSB zur Liste und Synchronisation

- ermöglich das Erstellen neuer synchronisierter DSB

- ermöglicht die Desynchronisation von DSB aus der Liste

Funktionen:

icono sinc 8aAktualisieren. Aktualisiert die Liste der synchronisierten DSB.

icono buscar 8b Bestehende Smart Boxes hinzufügen. Öffnet das Fenster einer DSB- Suche um diese zur Synchronisation auszuwählen.

Text search window of DSB by title for being synch

DSB search by title for being sync

icono dsb 8c Smart Box erstellen. Öffnet ein neues DSB- Fenster in CIFKM, das sich, ein Mal erstellt, synchronisiert.

icono abrir 8d Smart Box in CIFKM öffnen. Öffnet das Fenster der ausgewählten DSB in CIFKM.

icono desincronizar 8e Desynchronisieren. Löscht die Synchronisation der ausgewählten DSB.

icono carpeta local 8f lokalen Ordner öffnen. Öffnet den lokalen Ordner CIFKM Sync_(...) des Nutzers, in dem sich alle synchronisierten Inhalte befinden.

9. Konfiguration CIFKM Sync.

Icono herramientas 9 Fenster zum Konfigurieren von CIFKM Sync des Nutzerkontos.

CIFKM Synch Settings

CIFKM Synch Settings

icono uno Ereignisse, die CIFKM Sync automatisch öffnen.

icono dos Verbundene Konten. Im ausklappbaren Fenster wird die Liste der mit der CIFKM- Anwendung auf diesem PC registrierten Nutzer angezeigt.

Bei der Installation von CIFKM auf einem PC können verschiedene Nutzer mit unterschiedlichen Speicherpfaden für Dateien registriert werden. Jeder einzelne von ihnen erhält Zugang durch sein entsprechendes Nutzerkonto und besitzt einen eigenen CIFKM Sync_(...)- Ordner, der die vom jeweiligen Nutzer synchronisierten Inhalte enthält.

Label Link another user account und Label Unlink account on this computer sind die Schaltflächen um Benutzer in der CIFKM- Anwendung zu suchen und gegebenenfalls deren Konten zu der CIFKM- Installation auf dem betreffenden Gerät (PC) hinzuzufügen oder zu entfernen.

Wird ein neuer Nutzer hinzugefügt, so wird automatisch ein CIFKM Sync_(...)- Ordner für ihn erstellt, um die von ihm synchronisierten Inhalte zu sichern.

Entfernt man einen Nutzer aus der CIFKM - Anwendung des PCs, so verschwinden dessen synchronisierte Inhalte von diesem PC, jedoch ohne andere Geräte, auf denen der Nutzer ebenfalls seine synchronisierten Inhalte gesichert hat, und die DSB- Dateien/Ordner zu beeinflussen.

icono tres Aktiviert das Register aller im Zuge des Synchronisationprozesses vorgenommenen Operationen, was dabei hilft etwaige Fehler aufzuspüren.

10. vollständige Synchronisation einer DSB aus der CIFKM- Anwendung

Window of a DSB

Full synch button at the window of a DSB

Synch 3 In der Mitte der oberen Schalterleiste eines DSB- Fensters befindet sich die Schaltfläche für die vollständige De-/Synchronisation.

Synchronisierte DSB zeigen im oberen rechten Bereich des Fensters eine grüne Aufschrift mit dem Wort "synchronisiert" an.

11. Partielle Synchronisation einer DSB aus der CIFKM- Anwendung

Synch of selected files and folders through the mouse right click button menu

Synch of selected files and folders through the mouse right click button menu

Beim Auswählen von zu synchronisierenden Elementen (d.h. Ordner und Dateien) im CIFKM- Fenster einer DSB erscheint beim Rechtsklick die Option "synchronisieren". Wählt man diese Option bei einem Ordner aus, so wird sein gesamter Inhalt synchronisiert.

12. vollständige DSB- Synchronisation aus dem Menüpunkt "Sync Manager" der CIFKM- Anwendung des PCs

icono manager 8Betätigt man im "Sync Manager"- Fenster die Schaltfläche

"Sync Manager" of CIFKM Sync

icono uno peq "bestehenede Smart Boxes hinzufügen", die das Fenster der DSB- Suche öffnet, so erscheint anschließend icono dos peq ein Suchfenster, in dem man eine oder mehrere bestehende DSB in CIFKM suchen und auswählen kann. Diese werden synchronisiert, sobald man auf icono tres peq "ausgewählte hinzufügen" klickt.

13. Dateien und Ordner aus dem CIFKM Sync_(...)- Ordner des Nutzers hinzufügen/modifizieren

DSB folder

DSB folder

icono sync 71 Die DSB- Ordner des CIFKM lassen sich aus dem Optionsmenü aufrufen:

icono manager 8 aus dem CIFKM Sync Manager,

Icono carpeta azulaus dem CIFKM Sync_(...)- Ordner des Nutzers

Die Dateien und Ordner, die in einem DSB- Ordner hinzugefügt bzw. modifiziert werden, werden automatisch mit CIFKM synchronisiert.

14. Dateien und Ordner zu "Meine Dokumente" hinzufügen

My Documents

"My Documents" folder

"Meine Dokumente" ist ein CIFKM Sync- Ordner, der einen privaten Speicherplatz für den Nutzer darstellt, in dem dieser Dateien und Ordner sichern kann, die automatisch in CIFKM synchronisiert werden, ohne mit einer DSB verbunden zu sein.

15. Verifizierung, ob eine Datei/ein Ordner/eine DSB synchronisiert wurde

Die Icons, die den Status der Elemente in CIFKM hinsichtlich der Synchronizität anzeigen, finden Sie unter Punkt 7 der Anleitung.

Icono carpeta azul Im Ordner CIFKM Sync_(...) erscheinen die synchronisierten Elemente mit einem grünen Punkt in der Ecke ihres Icons icono sync 71 , diejenigen Elemente, die sich derzeit noch im Synchronisationsprozess befinden, werden mit einem gelben Punkt gekennzeichnet icono sync 72.

Eine synchronisierte DSB in der CIFKM- Anwendung erscheint mit einer "synchronisiert"- Fläche mit grünem Hintergrund A label Synchronized (vollständige Synchronizität) oder mit grün- gelbem Hintergrund B Synchronized b (partielle Synchronizität).

Die synchronisierten DSB erscheinen in der CIFKM- Anwendung in der "neuere Smart Boxes"- Liste und als Suchergebnis mit blauem Iconicono sync 42 im Falle der vollständigen Synchronizität, gelb- blau icono syn parcial 74a im Falle der partiellen Synchronizität.

Ein innerhalb einer DSB synchronisierter Ordner erscheint im Fenster der CIFKM- Anwendung (partielle Synchronizität der DSB) in grüner Farbe icono carpeta verde 73b (vollständige Synchronizität des Ordners), oder grün- gelb icono carpeta verde 73c (partielle Synchronizität des Ordners).

Eine Datei, die in einer DSB synchronisiert ist, erscheint im Fenster der CIFKM- Anwendung (partielle Synchronizität der DSB) mit folgendem Icon: icono sync 42.

16. Arbeit mit synchronisierten Dateien zwischen Nutzern (Warnhinweis von Versionen und Sperren für den Nutzer)

Dank der privaten CIFKM- Cloud teilen die Nutzer Dateien, die mit dem PC des jeweiligen Nutzers synchronisiert sein können oder auch nicht.

CIFKM ist ein Auflagen- Werkzeug zur Teilung von Daten. Deshalb erscheint, sobald zwei oder mehr Nutzer an der selben Datei arbeiten, diese gleichzeitig modifizieren und anschließend speichern, ein Warnhinweis (sofern Versionsprobleme vorliegen). Außerdem beinhaltet CIFKM Tools zur Dateisperrung zur Einschränkung der Modifizierung eines Inhalts für bestimmte Nutzer. Während des Modifikationsprozesses kann die Sperre aus dem CIFKM Sync per Rechtsklick aktiviert werden.

CIFKM Sync benachrichtigt, sollte sich die Version der modifizierten Datei (vom Nutzer synchronisiert) nicht mit derjenigen der selben Datei im CIFKM- Server decken. Dies kann geschehen, wenn ein anderer Nutzer Änderungen der Datei gespeichert hat, bevor diese Änderungen synchronisiert wurden.

16.1 Warnhinweisfenster vor Dateien aufgrund von Versionsproblemen

E label files with problemes Der Hinweis erscheint bei Versionsproblemen zwischen Dateien, die nicht synchronisiert werden konnten. Er ermöglicht es, ein Fenster zu öffnen, in dem die betroffenen vom Nutzer modifizierten Dateien angezeigt werden. Es bieten sich folgende Optionen:

File version conflict warning

File version conflict warning

icono uno Smart Box in CIFKM öffnen: Öffnet das Fenster der DSB in der CIFKM- Anwendung.
icono dos lokale Datei öffnen: Öffnet die Datei, die nicht mit den vom Nutzer vorgenommenen Modifikationen synchronisiert wurde.
icono tres lokale Datei verschieben: Ermöglicht das Speichern der Datei mit den Modifikationen an einem anderen Ort auf der Festplatte des Nutzers.
icono cuatro lokale Datei löschen: Löscht die Datei mit den Modifikation unter Beibehaltung der Originaldatei (ohne Modifikationen).

16.2 Sperre der Nutzermodifikationen

Der Nutzer kann, sofern er die Befugnis besitzt, eine DSB- Datei im CIFKM zu modifizieren, diese Modifikation für andere Nutzer sperren, diese haben dann nur im schreibgeschützten Modus Zugang zur Datei, d.h. sie können keine Modifikationen zum Server hochladen.

Wählt man die Datei im Ordner CIFKM Sync_(...) aus, so erscheint im Rechtsklick- Menü folgende Optionen:

11-Locks

icono sync 79b permanente Sperre: Die Datei erscheint in CIFKM ausschließlich schreibgeschützt, Modifikation ist danach nicht möglich.

icono sync 79c temporäre Sperre: Für andere Nutzer erscheint die Datei schreibgeschützt und ohne Möglichkeit zur Modifikation im CIFKM- Server. Der Nutzer, der die Sperre eingerichtet hat, kann Modifizierungen vornehmen, ohne Versionsprobleme befürchten zu müssen.

17. Web-Browser- Zugang zu synchronisierten DSB

CIFKM using a web-browser

CIFKM web App

Über den Web-Browser kann der Nutzer unter berücksichtigung seiner Zugangsdaten (Nutzername und Passwort) auf alle DSB des CIFKM, auf die er autorisierten Zugriff hat (hinzufügen, löschen). Zu diesem Zweck bietet die Website vom CIFKM des Unternehmens eine Suche an.

Zudem kann man direkt auf seine mit CIFKM Sync synchronisierten DSB und auf den Ordner "Meine Dokumente" zugreifen, ohne eine Suche starten zu müssen.

Printed from: http://info.cifkm.com/de/synchronization-guide .
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