Guía de sincronización de archivos y carpetas entre CIFKM y el PC del usuario

Guía de sincronización de archivos y carpetas entre CIFKM y el PC del usuario

1. Descripción del entorno de sincronización

sync 22CIFKM es una aplicación de gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Manager- ECM) para la gestión de la información estructurada, documentos, correos, personas, contactos, discusiones, negociaciones, dibujos, gráficos, etc.

Su objetivo no es la edición de documentos, sino que, en su forma más básica, es sustituir los sistemas de archivo tradicionales con las ventajas de la tecnología actual.

CIFKM Sync es una aplicación complementaria de la aplicación CIFKM. Su finalidad es sincronizar automática y bidireccionalmente los archivos y carpetas que el usuario ha seleccionado de CIFKM, entre el PC del usuario y el servidor CIFKM. Ambas aplicaciones se instalan como programas cliente en el PC del usuario.

Así, cada usuario puede trabajar sobre contenidos del servidor CIFKM en su PC (off-line si no está conectado) con todas sus aplicaciones y herramientas instaladas en su dispositivo de trabajo, con la ventaja de que el resultado de su trabajo se sincroniza automáticamente por Internet cuando está conectado al servidor CIFKM. A su vez, gracias a la sincronía, su empresa mantiene actualizados los contenidos del servidor que da soporte a toda la organización.

Para trabajar con CIFKM Sync no es necesario tener la aplicación cliente CIFKM abierta, o incluso instalada, aunque normalmente ambas se instalarán simultáneamente en los equipos PC.

Un mismo usuario puede tener su cuenta de CIFKM Sync (su nombre y password o login) registrada en varios PC y en todos ellos aparecerá su carpeta CIFKM Sync_(...) (seguida de su identidad), con todos los contenidos que haya sincronizado, que son los Data Smart Boxes de CIFKM (en adelante DSB) con los archivos y carpetas que están sincronizados. Un DSB pueden estar completamente o sólo parcialmente sincronizado.

A su vez, en una misma instalación "CIFKM Sync" de un PC se pueden registrar múltiples cuentas de usuarios, creándose para cada una de ellas una carpeta "CIFKM Sync_(...)" con la identidad del correspondiente usuario en las que se sincronizarán, de manera independiente para cada usuario, los contenidos que tenga sincronizados. No obstante, en una misma aplicación CIFKM Sync instalada en un PC en cada momento sólo se puede actuar con un "login" de usuario (username y password).

El usuario podrá trabajar en los contenidos de la carpeta CIFKM Sync_(...) en cualquiera de los PC que tenga sincronizados de manera que la sincronía se replicará en todos los demás PC y en el servidor. Si posteriormente desvincula su cuenta en la aplicación CIFKM Sync de uno de los PC, sólo en este dejará de sincronizar, lo que no afectará a los demás PC ni al servidor CIFKM que mantendrán la sincronía.

2. Ventajas de la sincronización para el usuario de CIFKM

Son las siguientes:

  • Acceder y trabajar off line con aplicaciones y herramientas instaladas en el PC del usuario. Asi, cada usuario (incluso offline) puede trabajar sobre los contenidos de CIFKM usando las aplicaciones y herramientas instaladas en su dispositivo de trabajo.
  • Utilizar la carpeta "Mis documentos" de CIFKM Sync_(...) como área privada sincronizada de back-up.
  • Acceder mediante Web-Browser desde cualquier tipo de dispositivo fijo o móvil a los archivos y carpetas de CIFKM sincronizados y subir modificaciones. Desde Web Browser no se pueden sincronizar nuevos DSB, pero sí modificar los contenidos de los ya sincronizados.

3. Ventajas de la sincronización para la empresa

Son las siguientes:

  • Mantener constantemente actualizados los contenidos de su Enterprise Content Manager CIFKM (ECM) que da soporte a toda la organización y pone a disposición de cada usuario los contenidos que le corresponden.
  • CIFKM Sync facilita la implantación de CIFKM en las empresas, porque reduce el trabajo de subir/descargar y guardar archivos y carpetas a los DSB de CIFKM.
  • La Compañía se vuelve más eficiente y rentable, porque la pérdida de tiempo para archivar, custodiar, hallar y recuperación información se reduce considerablemente.

4. La carpeta CIFKM Sync_(...) del PC

Al registrarse una cuenta de usuario en la aplicación CIFKM Sync instalada en un PC se crea automáticamente, una carpeta para los DSB, las carpetas y los archivos sincronizados, llamada "CIFKM Sync_(nombre de la cuenta del usuario)". Se accede directamente a ella con el icono icono carpeta 41 del menú de CIFKM Sync al que, a su vez, se accede a través del iconoicono sync 42 de la barra de tareas del PC. En ella están los DSB de CIFKM con sus contenidos que el usuario tiene sincronizados.

La carpeta CIFKM Sync_(...) se sincroniza con el servidor CIFKM sólo cuando está abierto el programa cliente CIFKM Sync en el PC y, además, se tiene conexión a Internet. Entonces todas las modificaciones off-line pendientes se sincronizan.

En la carpeta CIFKM Sync_(...) sólo se sincronizan los contenidos (archivos y carpetas) que están dentro de un DSB representados por el icono icono dbs 43, o en la carpeta "Mis Documentos" representada por el icono icono mis documentos 44. Por el contrario, si se añaden archivos o carpetas a CIFKM Sync_(...) fuera de las mencionadas carpetas, estos no se sincronizarán. Para ellos la carpeta CIFKM Sync_(...) se comportará como cualquier otra carpeta del PC.

5. Inicio de CIFKM Sync

El inicio de la aplicación CIFKM Sync puede hacerse de la manera siguiente:

  • Desde el PC utilizando el acceso directo (shortcut) que se muestra en el PC con el icono icono acceso directo sync 5
  • Si la aplicación cliente CIFKM está abierta, desde el menú de opciones de la misma CIFKM Sync se abrirá con el login del usuario.
  • Automáticamente, según se haya configurado la aplicación CIFKM Sync. Así, se puede configurar de manera que al abrir el PC la aplicación CIFKM Sync ya recuerde el usuario último conectado y no pida cada vez su login.

6. Iconos que representan estados de la aplicación CIFKM Sync y opciones de menú

Los diferentes estados de la aplicación CIFKM Sync, una vez abierta, se muestran en la barra de tareas mediante los iconos siguientes:

icono sync amarillo 61 La aplicación CIFKM Sync está activada en el PC pero sin ningún usuario conectado (login).
icono sync 42 La aplicación CIFKM Sync está activada en el PC con un usuario conectado. (login).
icono sync peqrojo 63 La aplicación CIFKM Sync está activada pero con problemas de conexión con el servidor CIFKM
icono sync peqamarillo 64 La aplicación CIFKM Sync está activada pero con algún archivo no sincronizado por conflicto de versiones.
icono sync 42 Haciendo click sobre este icono CIFKM Sync de la barra de tareas del PC se accede al menú de opciones de la aplicación, que son las de la figura siguiente.

1 Menú en Icono Sincronización

Abrir CIFKM: Abre la aplicación cliente de CIFKM en el PC

Abrir Sync Manager: Ventana de gestión de los DSB sincronizados

Mis Documentos: Espacio privado del usuario de archivos y capretas sincronizados en CIFKM (back-up)

CIFKM Sync (...): Carpeta local del PC en la que están contenidos sincronizados del usuario

Pausar/Sincronizar: Suspende y reinica la sincronización

Sincronizar ahora: Inicia del proceso sin esperar otro evento

Archivos con conflictos de versión: Ventana de gestión de archivos que no se han sincronizado por conflictos de versión o bloqueos de archivos

Configurar CIFKM Sync: Informa sobre la versión instalada

Iniciar sesión: Ventana para introducir el login del usuario

Cambiar de usuario: Cierra la sesión actual y abre ventana para introducir el login de otro usuario

7. Iconos y etiquetas que indican el tipo y el estado del proceso de sincronía respecto de los contenidos

7.1 Iconos de CIFKM Sync que indican tipo y estado del proceso de sincronía:

icono sync 71 Carpeta DSB con sincronía total cuyos contenidos están todos ya sincronizados
icono sync 72 Carpeta DSB con sincronía total cuyos contenidos están en proceso de sincronización
icono sync 73 Carpeta DSB con sincronía parcial cuyos contenidos están todos ya sincronizados
icono sync 74 Carpeta DSB con sincronía parcial cuyos contenidos están en proceso de sincronización
icono sync 76 Carpeta "Mis documentos" con todos los contenidos sincronizados
icono sync 76 Carpeta "Mis documentos" con contenidos que están en proceso de sincronización
icono sync 77 Carpeta dentro de un DSB con todos los contenidos sincronizados
icono sync 78 Carpeta dentro de un DSB con contenidos que están en proceso de sincronización
icono sync 79 Archivo dentro de un DSB sincronizado
icono sync 79a Archivo dentro de un DSB que está en proceso de sincronización
icono sync 79b Archivo sincronizado dentro de un DSB con bloqueo permanente
icono sync 79c Archivo sincronizado dentro de un DSB con bloqueo temporal

7.2 Etiquetas de sincronía en las ventanas de los DSB de la aplicación CIFKM

El usuario que tiene un DSB con elementos sincronizados visualiza en la parte superior izquierda de la ventana del DSB de la aplicación CIFKM una etiqueta indicativa de que tiene la sincronía activada, diferenciando si es total o parcial. Los demás usuarios que no la tienen activada no verán ninguna etiqueta.

A label Synchronized Sincronía total. Indica que el usuario tiene todos los contenidos del DSB (archivos y carpetas) sincronizados en la carpeta CIFKM Sync_(...).

B Synchronized b Sincronía parcial. Indica que el usuario sólo tiene sincronizados algunos de los contenidos del DSB (archivos y carpetas) en la carpeta CIFKM Sync_(...) .

7.3 Iconos (en sincronía parcial) de la ventana de un DSB de la aplicación CIFKM que muestran los elementos sincronizados

En la sincronía total de un DSB no aparecen iconos en los elementos, porque todos los arhivos están sincronizados. En la sincronía parcial sí aparecen iconos que muestran los elementos sincronizados que son los siguientes.

icono sync 42 Archivo individual sincronizado en un DSB.

icono carpeta verde 73b Carpeta con sincronía total en un DSB.

icono carpeta verde 73c Carpeta con sincronía parcial en un DSB en la que el usuario ha seleccionado directamente los archivos a sincronizar. Se han seleccionado archivos individuales y no la carpeta entera para sincronizar.

icono rosa 73dArchivo sincronizado bloqueado permanentemente, bien por el usuario actual o por otro distinto.

icono naranja 73dArchivo sincronizado bloqueado temporalmente, bien por el usuario actual o por otro distinto.

7.4 Iconos que indican los DSB que están sincronizados en las listas de "Data Smart Boxes recientes" y de "resultados de búsquedas"

icono sync 42 DSB con sincronía total

icono syn parcial 74a DSB con sincronía parcial

8. CIFKM Sync Manager

icono manager 8 Sync Manager es una de las opciones del menú de CIFKM Sync que abre una ventana del usuario de gestión de la sincronía (muestra funciones de gestión de la sincronía que no pueden implementarse directamente en la carpeta de windows "CIFKM Sync_(...)" que es una carpeta ordinariaa de Windows)

En ella se muestran listados los DSB que el usuario tiene sincronizados, total o parcialmente, y la carpeta "Mis documentos (en esto es similar a la carpeta CIFKM Syn_(...)" del usuario). Además:
Sinc Guide EN 1- Muestra un botón para abrir un DSB seleccionado en la aplicación CIFKM.

- Permite abrir los DSB de la lista haciendo click en ellos para mostrar y modificar su contenido sincronizado (carpetas y archivos).

- Permite buscar y añadir a la lista DSB existentes para sincronizar.

- Permite crear nuevos DSB que serán automáticamente sincronizados.

- Permite desincronizar DSB de la lista.

Funcionalidades:

icono sinc 8a Refrescar. Actualiza la lista de DSB sincronizados.

icono buscar 8b Añadir DSB existentes. Abre la ventana de un buscador de DSB, según se muestra en la figura, para poder buscar y seleccionar DSB y sincronizarlos.

Text search window of DSB by title for being synch

DSB search by title for being sync

icono dsb 8c Crear nuevo DSB. Acceso directo a la ventana de nuevo DSB en CIFKM, que se sincronizará automáticamente una vez creado.

icono abrir 8d Abrir DSB en CIFKM. Abre en CIFKM la ventana del DSB seleccionado.

icono desincronizar 8e Desincronizar. suprime la sincronización del DSB seleccionado.

icono carpeta local 8f Abrir carpeta local. Abre el DSB local en CIFKM Sync_(...) del usuario donde están sus archivos y carpetas sincronizados.

9. Configuración de CIFKM Sync del usuario

Icono herramientas 9 Abre la ventana de configuración de CIFKM Sync del usuario.

CIFKM Synch Settings

CIFKM Synch Settings

icono uno Eventos que abren automáticamente CIFKM Sync.

icono dos Cuentas registradas en CIFKM Sync. En la lista desplegable se muestran los usuarios que tienen una cuenta registrada en la aplicación CIFKM Sync del PC.

En la instalación CIFKM Sync de un PC pueden estar registrados varios usuarios con sus cuentas. Cada uno accederá con su nombre y password y tendrá su correspondiente carpeta CIFKM Sync_(...) con sus archivos y carpetas sincronizados.

Label Link another user account y Label Unlink account on this computer son botones que permiten buscar usuarios en la aplicación CIFKM para añadir o quitar sus respectivas cuentas de usuario en la instalación CIFKM Sync del PC.

Al vincular la cuenta de un usuario se creará su carpeta de sincronización CIFKM Sync_(...) en el PC y se iniciará la sincronización de los contenidos sincronizados.

Al desvincular un usuario de CIFKM Sync en un PC, desaparecerá su carpeta de sincronización CIFKM Sync_(...) en el PC, pero sin afectar a otros equipos en los que la cuenta del usuario esté registrada, que continuarán manteniendo la sincronía, ni afectará tampoco a los archivos y carpetas de sus DTB en CIFKM sincronizados.

icono tres Muestra el registro de todas las operaciones realizadas en los procesos de sincronización, lo que ayuda a identificar posibles fallos.

10. Sincronización total de un DSB desde su ventana de la aplicación CIFKM

Window of a DSB

Full synch button at the window of a DSB

Synch 3 En la mitad superior de la barra de la ventana de un DSB de CIFKM aparece el botón para su sincronización total (o desincronización).

Los DSB sincronizados muestran una etiqueta verde (o verde /amarilla en la parcial) con la palabra "Sincronizado" en la parte superior izquierda de su ventana del DSB en CIFKM

11. Sincronización parcial de un DSB desde la aplicación CIFKM

Synch of selected files and folders through the mouse right click button menu

Synch of selected files and folders through the mouse right click button menu

Seleccionando los elementos a sincronizar (carpetas y archivos) en la ventana de CIFKM de un DSB, en el menú del botón derecho del ratón aparece la opción "sincronizar".

En el caso de haberse seleccionado una carpeta dentro de un DSB la sincronización se extenderá a todo su contenido.

12. Sincronización total de un DSB desde “Sync Manager" de CIFKM Sync

icono manager 8En la ventana Sync Manager de CIFKM Sync (ver punto 8 anterior) se tiene que seleccionar el DSB y añadirlo a la lista de DSB sincronizados.

"Sync Manager" of CIFKM Sync

Para ello, hay que pulsar el botón icono uno peq “Añadir Smart Boxes existentes”, que abre la ventana de un buscador de DSB, según se muestra en la figura icono dos peq lo que permite buscar y seleccionar uno o varios DSB existentes en CIFKM, que se sincronizan pulsando el botón icono tres peq "Añadir seleccionados".

Haciendo click sobre un DSB de la lista de "Sync. Manager se abre como carpeta y muestra los archivos y carpetas sincronizadas.

13. Cualquier archivo o carpeta añadido o modificado en un DSB en la carpeta CIFKM Sync_(...) será sincronizado automáticamente en el servidor CIFKM

DSB folder

DSB folder

icono sync 71 Los DSB de CIFKM Sync se abren a trav´ws de:

icono manager 8Desde CIFKM Sync Manager,

Icono carpeta azulDesde la carpeta CIFKM Sync_(...) del usuario.

Los archivos y carpetas que se añadan o modifiquen dentro de una carpeta de DSB se sincronizan automáticamente en CIFKM.

14. Cualquier archivo o carpeta añadido o modificado en Mis documentos de la carpeta CIFKM Sync_(...) será sincronizado automáticamente en el servidor CIFKM”

"My Documents" folder

Mis Documentos” es una carpeta de CIFKM Sync que es un espacio privado de trabajo del usuario donde puede guardar archivos y carpetas que se sincronizan automáticamente en la carpeta del mismo nombre en CIFKM. Es como un DSB sin compartir y sin atributos.

15. ¿Cómo se sabe si la sincronización de un archivo, carpeta, o DSB, está acivada y lista

La relación de iconos y etiquetas que indican el estado de los elementos de CIFKM respecto de la sincronía está en el apartado 7 de esta guía.

Icono carpeta azul En la carpeta CIFKM Sync_(...) los elementos sincronizados aparecen con una bola verde en la esquina inferior izquierda de su icono icono sync 71 y los elementos en proceso de sincronización aparecen con una bola amarilla en la misma esquina de su icono icono sync 72

Un DSB sincronizado en la aplicación CIFKM aparece en la ventana con la etiqueta “sincronizado” con fondo verde A label Synchronized (sincronía total), o fondo verde y amarillo B Synchronized b (sincronía parcial).

Los DSB sincronizados aparecen en la aplicación CIFKM en los listados de "Data Smart Boxes recientes" y de resultados de búsquedas con un icono azul icono sync 42 en caso de sincronización total, y azul y amarillo icono syn parcial 74a en caso de sincronización parcial.

Una carpeta sincronizada dentro de un DSB aparece en la ventana de la aplicación CIFKM (sincronía parcial del DSB) en color verde icono carpeta verde 73b (sincronía total de la carpeta), o verde y amarillo icono carpeta verde 73c (sincronía parcial de la carpeta).

Un archivo sincronizado dentro de un DSB aparece en la ventana de la aplicación CIFKM (sincronía parcial del DSB) con el icono icono sync 42

16. Aviso de conflicto de versiones en un archivo. Para evitarlo el usuario puede bloquear cambios por otros usuarios

Los usuarios pueden compartir y modificar archivos en CIFKM, lo que significa que varios usuarios pueden solapar cambios y crear conflictos de versión.

"CIFKM Sync antes de iniciar un proceso de sincronía avisa al usuario si en el servidor CIFKM es la última versión que el usuario ha sincronizado previamente. Hay que tener en cuenta que los diferentes programas que editan archivos se comportan de manera diferente cuando un archivo está siendo utilizado y alguien distinto guarda una versión nueva.

Para evitar el conflicto de versiones, CIFKM tiene la funcionalidad check-out /check-in que permite al usuario , con las facultades apropiadas sobre el contenido del DSB, bloquear temporalmente los cambios en el archivo por otros usuarios. El archivo permanecerá bloqueado para cambios de otros usuarios mientras el check-out está activado.

16.1 Alerta de archivos con conflicto de versiones

E label files with problemes Esta alerta aparece cuando hay conflicto de versión en archivos, que no se han podido sincronizar. Haciendo click sobre la alerta aparece una ventana, que muestra los archivos en conflicto

Se ofrecen las siguientes opciones:

File version conflict warning

File version conflict warning

icono uno Abrir DSB en CIFKM: Abre la ventana del DSB en la aplicación CIFKM.
icono dos Abrir el archivo local: Abre el archivo que no se ha sincronizado con las modificaciones efectuadas por el usuario.
icono tres Mover archivo local: Permite guardar el archivo local con las modificaciones a otro sitio.
icono cuatro Borrar archivo local: Elimina el archivo local con sus modificaciones, permaneciendo sincronizado el archivo original (sin las modificaciones del usuario).

16.2 Bloquear un archivo para cambios de otros usuarios

Las funciones Check-ou /check-in para bloqueo temporal de archivos están disponibles tanto en la aplicación CIFKM como en la carpeta "CIFKM Sync_(...)" para los usuarios con las facultades apropiadas en el correspondiente DSB. El archivo estárá bloquedo el tiempo en el que el check-out permanezca activado.

Haciendo click en el botón derecho del ratón sobre un archivo en la carpeta CIFKM Sync_(...) aparecen las opciones de menú siguientes:

11-Locks

icono sync 79b Bloqueo permanente: El archivo pasa a ser sólo de lectura para todos los usuarios sin posibilidad de modificación posterior.

icono sync 79c Bloqueo temporal: Para los demás usuarios el archivo pasa a ser sólo de lectura. Sólo el usuario que ha activado el bloqueo puede modificarlo habiendo evitado el riesgo de conflicto de versiones, salvo que las genere el mismo.

17. Los usuarios tienen acceso con un Web Browser a sus DSB sincronizados

CIFKM using a web-browser

CIFKM web App

El usuario, a través del sitio web de CIFKM de su empresa, puede acceder a sus DSB en los que está autorizado mediante un navegador Web. De esta manera puede realizar búsquedas de DSB, añadir, modificar y eliminar archivos y carpetas en un DSB,de conformidad con sus facultades sobre él.

También puede acceder directamente a sus DSB sincronizados en CIFKM Sync, y a la carpeta Mis documentos sin necesidad de iniciar una búsqueda de DSB.

Printed from: http://info.cifkm.com/synchronization-guide .
© 2017.