La necesidad de tener un Gestor de Contenidos Empresariales

La necesidad de tener un Gestor de Contenidos Empresariales

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No encontrar algo es perderlo

La gestión de contenidos empresariales es la gestión de la información estructurada de datos, documentos, correos, personas, contactos,discusiones, negociaciones, dibujos, gráficos, etc.

Los Data Smart Boxes se crean para mantener privacidad y colaborar

Los Data Smart Boxes se crean para mantener privacidad y colaborar

Su objetivo no es es la edición de documentos, sino que, en su forma más básica, es sustituir los sistemas de archivo tradicionales con las ventajas de la tecnología actual.

Evitar dispersión de la información

Una persona puede trabajar guardando documentos en un disco local propio o en red mediante un sistema de clasificación en carpetas y subcarpetas, y puede utilizar también una carpeta de almacenamiento en la nube (por ejemplo, Google Drive, Dropbox) para guardar sus archivos y para tener MOVILIDAD.

Sin embargo, una empresa no puede conservar la información generada en el tiempo por su staff (miles y miles de documentos y registros) sólo con un sistema de carpetas y subcarpetas al que accede mucha gente. El sistema es inmanejable. Las carpetas se irán llenando de material antiguo, crecerán en número, y se perderá la pista de los archivos.

Gestionar disponibilidad y confidencialidad

Por esto a NIVEL CORPORATIVO cualquier empresa necesita un sistema de Gestión de Contenidos Empresariales que esté soportado en una base de datos:

  • Que garantice la privacidad de los contenidos; así a cada asunto sólo puedan acceder quienes estén autorizados y sólo con las facultades y permisos que cada uno posea respecto a el.
  • Que no sólo indexe todos los textos, sino que además pueda controlar y registrar el contexto relativo a cada asunto, para que se pueda localizar y recuperar utilizando múltiples filtros.

Compartir y trabajar en equipo

ESTE SISTEMA PUEDE SER CIFKM, que hace que la empresa gane en eficiencia y productividad.

Muchas empresas han abandonado sus sistemas de archivo tradicionales, pero todavía no aplican soluciones avanzadas de compartición, privacidad, y localización posterior. En ellas los contenidos de información, a pesar de que pueden ser críticos para el negocio, muy a menudo se encuentran dispersos en redes locales, correos electrónicos, y en los PC personales de los usuarios, siendo a menudo difíciles de localizar, especialmente cuando no se conoce su existencia, cuando cambian las personas, o simplemente no se recuerda donde se han guardado.

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