La solución está en CIFKM (conceptos básicos)

La solución está en CIFKM (conceptos básicos)

the needs

Conceptos básicos de CIFKM

SOLUTION En la sección anterior se ha indicado que la necesidad de tener un Gestor de Contenidos Empresariales (ECM) es común en todas las empresas.

CIFKM es una solución sencilla, eficiente, natural e intuitiva porque aplica la tecnología actual a los conceptos de siempre.

La implantación de CIFKM puede ser progresiva. Se puede empezar a utilizar para satisfacer una necesidad concreta de la empresa, y luego extender su utilización gradualmente al ir descubriendo más posibilidades. No es necesario especificar inicialmente todas los requerimientos.

CIFKM en esencia funciona con sólo cuatro conceptos, que son los siguientes:
Tool 1
Data Smart Boxes

Antaño la documentación se guardaba en cajas archivadoras. Ahora en CIFKM los archivos y la información relativa a cada asunto se incorpora a un "Data Smart Box". Estos son contenedores inteligentes (cada uno es una pequeña aplicación) y en cada uno de ellos se sitúan los atributos, metadatos, registros, notas, enlaces, notificaciones automáticas, archivos y carpetas, referidos al mismo asunto y en cada "Smart Box" se especifica qué "grupos de usuarios" tienen permiso de acceso al mismo y con qué facultades ("Roles de Smart Box").

(Ver más..."Data Smart Boxes")
Tool 3
Grupos de usuarios

En una organización plana, es decir, sin estructura ni niveles, CIFKM se puede gestionar de manera que todos los usuarios tengan acceso a todos los "Smart boxes" con todas las facultades (todo accesible y transparente para todos). En tal caso , sólo se utilizará un grupo general comprensivo de todos los usuarios.

Nested "Groups of users" representing the organizational chart

Sin embargo, las empresas a partir de un cierto tamaño son organizaciones de personas, con áreas de actividad, estructura y niveles (posiciones del organigrama).

En este caso, los usuarios se organizan en "grupos de usuarios", que pueden anidarse unos en otros. Así se pueden representar las estructuras funcional y orgánica de la empresa. En cada "smartbox" se insertan sólo los grupos cuyos miembros pueden acceder y se les asignan "Roles de Smart Box".

La posibilidad de anidar grupos en otros permite, por ejemplo, que haya grupos que representen posiciones del organigrama que estarán anidados en los grupos de las áreas, comités,… sobre las que tienen alguna responsabilidad o participación.

Así, en cualquier reorganización sólo habrá que sustituir usuarios en las posiciones del organigrama afectadas, representadas por "grupos de usuarios" de un solo miembro que mantienen sus roles y facultades.

En cada "grupo de usuarios" se asigna uno o varios "roles de grupo" a usuarios (miembros o no del mismo) referidos, bien a facultades de administración del propio Grupo, o bien de los "Data Smart Boxes" en los que el Grupo está incluido.

(Ver más..."Tipos de usuarios")
(Ver más..."Grupos de usuarios")
(Ver más..."Visión general de CIFKM")
Tool 2
Plantillas de Data Smart Box

Para facilitar la creación de "Data Smart Boxes" con un solo clic por los usuarios, las características de cada tipo de ellos se predefinen en una "Plantilla de Smart Box".

Así, los usuarios sólo tienen que incorporar contenidos y asignar valores a los atributos y enlaces en los "Data Smart Boxes".

Las plantillas pueden ser muy diferentes entre sí en función de la finalidad de los "Smart Boxes" que se crean con ellas, pero también muchas pueden ser casi idénticas, diferenciándose sólo en los "grupos de usuarios" (por ejemplo, distintas áreas de la empresa) que van a tener acceso a los "Smart boxes" creados con ellas.

Cada plantilla se pone a disposición de los "grupos de usuarios" que deben utilizarla. Para ello, en cada plantilla se inserta uno o varios Grupos a los que se asignan "Roles de Plantilla", que pueden ser ejecutados por los usuarios, miembros y no miembros de los Grupos, que tengan asignado el "Rol de Grupo" leer/usar en el Grupo.
(Ver.... Floating Icon menu and wizard for new "Data Smart Boxes")
Tool 4
Roles

En los apartados anteriores se han mencionado distintos tipos de "roles", que agrupan conjuntos de facultades que se habrán configurado previamente. Hay 4 tipos de roles que responden a la tipología de facultades que comprenden. Estos son: "Roles de Usuario", Roles de Smart Box", "Roles de Grupo", y "Roles de Plantilla".
(Ver....¿Como organizar la versión estándar de CIFKM en una empresa?)

Printed from: http://info.cifkm.com/the-solution-lies-in-cifkm .
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