Métodos de antaño con tecnología actual

MÉTODOS DE ANTAÑO CON TECNOLOGÍA ACTUAL

Las personas encuentran fácil organizar la información en Data Smart Boxes

Echando la vista atrás, imaginemos la gestión documental de las empresas de antaño cuando la información se plasmaba en papel. Entonces, la documentación sobre los asuntos se clasificaba en carpetas, y estas a su vez, las referidas a un mismo asunto, se colocaban en una o varias cajas archivadoras que se etiquetaban con el respectivo asunto para poder después localizarlas.

Si el asunto requería de cierta confidencialidad, la cajas se mantenían en armarios o espacios cerrados bajo llave a disposición sólo de las personas autorizadas que debían conocer o intervenir en el asunto.

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Si el asunto era un proceso (workflow) en el que debían intervenir diferentes personas sucesivamente, el expediente o partes del mismo se transportaba y pasaba de unas manos a otras.

La gestión documental y workflow de CIFKM es similar, pero con las ventajas de la tecnología actual.

En CIFKM las cajas archivadoras son virtuales e inteligentes

En CIFKM las cajas archivadoras son virtuales e inteligentes, por ello las llamamos "Data Smart Boxes". Son entes que pueden contener tanto archivos como otro tipo de información, múltiples enlaces, atributos, grupos de usuarios con permisos de acceso y modificación, y todos los textos se indexan, lo cual facilita su localización posterior.

Realmente los "Data Smart Boxes" son pequeñas aplicaciones creadas por los usuarios cada vez que las necesitan para englobar información de un asunto y ,en su caso, tener trazabilidad y poder hacer seguimiento. Cada uno es creado con una plantilla de "Smart Box" adecuada a su finalidad. Cada conjunto de plantillas de "Smart Box" puesto a disposición de uno o varios grupos de usuarios constituye un entorno de trabajo.

Archive. Vector illustration.Cada "Smart Box" es creado por un usuario para incorporar la información sobre un nuevo asunto, un recurso de la empresa, etc. y compartirla o interactuar con otros. Para ello, dicho usuario selecciona una de las plantillas de "Smart Box" que tiene a su disposición, y con ella abre el formulario correspondiente al tipo de "Smart Box" que quiere crear. Sólo tiene que cumplimentarlo y grabar.

Los "Data Smart Boxes" poseen múltiples funcionalidades e inteligencia y, además, pueden incorporar scripts de código para conseguir comportamientos automáticos, por ejemplo, pueden servir de formularios para ejecutar fases de un workflow.

Para facilitar la creación de nuevos "Data Smart Boxes" por los usuarios se configuran PLANTILLAS, una para cada tipo de "Smart Box" que necesita la empresa. Cada plantilla de "Smart Box" se diseña para que incorpore las funcionalidades y atributos que precisa, y sólo se pone a disposición de los usuarios que deban utilizarla. Para los demás no existe.

Administrar la disponibilidad y confidencialidad de la información

Para asegurar la disponibilidad y al mismo tiempo preservar la confidencialidad de las "Smart Boxes", cada uno tiene uno o más responsables, que no son necesariamente quienes lo han creado.

Dichos responsables administran el "Smart Box" y determinan qué grupos de usuarios tienen LLAVE DE ACCESO al mismo y con qué facultades, bien sólo para consultar su contenido o también para modificarlo.

Para los usuarios que no tienen acceso a un "smartbox" este no existirá, es decir, cada usuario sólo podrá ver aquellos "Smart boxes" que tiene a su disposición.

Los "Smart Box" permiten gestionar la confidencialidad de los asuntos y así poder cumplir la Ley Orgánica de Protección de datos (LOPD) hasta el máximo nivel inclusive.

Facilitar la colaboración

Si el asunto es un proceso (workflow) en el que deben intervenir diferentes personas sucesivamente, en lugar de enviar el expediente o partes del mismo, se pueden enviar hipervínculos a "Smart Boxes" completos, a sus carpetas y a archivos, a usuarios o terceros, y los receptores a través del hipervínculo pueden visualizar una copia de los contenidos con un navegador Web.

Además, el conjunto de atributos incorporados al correspondiente "Smart Box" puede indicar el estado de ejecución del proceso.

(Ver....La solución está en CIFKM)
(Ver....Seguridad y encriptación)
(Ver....Enviar hipervínculos a "Smart Boxes" vía email)

Printed from: http://info.cifkm.com/yesteryear-methods-with-modern-technology .
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